Em todo negócio, produção/comercialização/prestação de serviços, você deverá eleger os “Indicadores de Performance” (KPI´s) que lhe ajudarão na avaliação dos resultados que você vem atingindo no real desempenho de suas atividades.

Esses Indicadores poderão ser de avaliação diária, semanal, mensal ou outra periodicidade que você entenda ser interessante para acompanhar a performance efetivamente realizada.

Para tanto, ao traçar, por exemplo uma meta de venda de 500 unidades/semana de um produto, ou 72 unidades por dia, ou ainda, considerando a sazonalidade, 60 unidades/dia útil + 200 unidades/fim de semana, você estará definindo alguns KPI´s para medir seus resultados realizados, ou seja, você terá um parâmetro para comparar o realizado com o orçado.

Ao comparar o que você efetivamente está vendendo, em relação ao projetado em seu planejamento, você poderá avaliar se seu desempenho está dentro do previsto(bom), se está acima(ótimo) ou se está aquém do programado (atenção). Nesta última opção (aquém), como você tem um planejamento a ser cumprido, você deverá analisar quais os problemas estão te impedindo de atingir as metas traçadas e tomar as medidas corretivas necessárias a recuperar seus resultados, ainda a tempo de atingir a meta do mês.

Para demonstrarmos um exemplo fazendo um pequeno exercício prático, vamos considerar que você abriu um bar onde pretende vender bebidas quentes, refrigerantes, águas, sanduíches, tira-gostos, refeições, balas, biscoitos, guloseimas e, como carro-chefe, a cerveja em garrafa (600ml).

Assim, no seu planejamento, você define que o seu “carro chefe” (Cerveja 600ml) deverá deixar uma margem mensal líquida de R$7.500. E, com o margem financeira que deixará a venda dos demais produtos, você prevê pagar todas as despesas do negócio, ou seja, aluguel, água, energia, gás, salários/encargos, impostos, manutenção e todas as demais despesas operacionais.

Considerando que cada garrafa de cerveja lhe deixará uma margem de R$2 você concluirá ser necessária a venda de 156 caixas de cerveja por mês para atingir a sua meta de R$7.500/mês. Ou seja, 7.500/2 = 3.750 garrafas  3.750/24 = 156 cxs.

Sabendo-se que as vendas em dias “não úteis” representam o dobro que nos dias “úteis”, você projetará os seguintes KPI´s: - Vendas/dias Úteis = 19 dias x 3,8 caixas = 72,2 caixas - Vendas/dias Não Úteis = 11 dias x 7,6 caixas = 83,6 caixas

A partir dos parâmetros acima já se poderá aferir seus “Indicadores de Performance Diário”: Dias de Semana  3,8 caixas/dia; Sábados/Domingos/Feriados  7,6 caixas/dia

Outro indicador que poderemos aferir também (de forma bastante grosseira) é se efetivamente a venda dos demais produtos está sendo suficiente para pagar todos os gastos operacionais do negócio. Logicamente você poderá segmentar alguns desses “outros produtos” e criar uma meta para os que entender mais expressivos, de forma a criar mais Indicadores de Performance.

De qualquer forma o exercício numérico acima foi somente para exemplificar como funciona e para que serve um Indicador de Performance, no caso, a “Venda diária de Caixas de Cerveja”.

Qual sua aplicação prática? Avaliar se as vendas estão dentro do que foi projetado em seu Planejamento, ou seja, se você está conseguindo realizar o que previu no orçamento.

Para que serve? Para, se necessário (caso as vendas estejam abaixo do previsto), tomar medidas corretivas e/ou adicionais necessárias para ajudar a melhorar a performance desse indicador e enquadrá-lo no patamar projetado no planejamento.

Exemplificando, se o seu realizado durante os 5 dias “Úteis” da semana está abaixo em 10 caixas em relação ao previsto, você poderá, por exemplo, criar um evento especial para o final de semana visando aumentar as vendas nesses dias “Não Úteis”, em pelo menos mais 10 caixas, e fechar a semana dentro da meta do período. Para quem já vivenciou esse tipo de negócio sabe o quanto de retorno pode trazer uma “Roda de Samba”, “Um banquinho e um violão”, “Um caldinho de Mocotó”, “Rabada Especial”, etc.

Observe que ao criar esses “Eventos Especiais” você ainda estará tendo a oportunidade de agregar uma maior “visibilidade” ao seu negócio e até mesmo descobrir “nichos” que possam incrementar suas vendas e que possam tornar rotineiros esses eventos.

O que não pode deixar nenhuma dúvida é que para elencar um “Indicador de Performance” você precisará antes elaborado/projetado um planejamento onde você definiu suas estratégias, metas e objetivos. Afinal se eu não sei com o que vou comparar não posso definir um indicador de performance. É o que diz o ditado: “Para quem não sabe para onde vai qualquer caminho serve”.

Entendam que elegemos o Indicador “Caixas de Cerveja/Dia” para exemplificar a performance de seu bar, mas o mesmo raciocínio poderá ser utilizado para qualquer outro indicador/atividade: Pedreiro - m2 de emboço/hora ; m2 azulejo assentado/hora ; m2 tijolo assentado/hora Mecânico - Carros Liberados/hora ; Veículos Atendidos/m2 Táxi - Km Vazio x Km Tripulado ; Receita Média/Km rodado ; Km Rodado/m3 de Gás Comércio - Receita Média/Dia ; Receita Média/Funcionário ; Qt. Vendas de “x”/mês

Resumindo, você que conhece bem o seu negócio é quem poderá avaliar quais os Indicadores mais importantes para serem acompanhados, de forma a entender se os seus processos estão sendo eficientes.

A quantidade ideal de indicadores será o máximo dos itens, relevantes para o negócio, que você tiver condições de controlar, avaliar e comparar.

Valcir Ramos é Economista, pós-graduado em Adm. Financeira pela FGV-RJ, Consultor/Coach na VRamos Consultoria Planejamento Estratégico e Gestão

www.vramosconsultoria.com.br / (21)98106-8974

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